Fakturere fra regnskapet: Visma eAccounting
This page has not been translated into English yet, so it is shown in Norwegian.
Med Visma eAccounting koblet til lages fakturaene for deltakeravgiftene i klubbens eget regnskap. Visma eAccounting sender dem som EHF til klubber som kan ta imot det og ellers på e-post, setter KID, og sier fra til OriGo når de er betalt. Kassereren slipper å føre dem inn etterpå.
Slik kobler du klubbens Visma eAccounting
Section titled “Slik kobler du klubbens Visma eAccounting”1. Trykk «Visma eAccounting» på klubbsiden og så «Koble til Visma eAccounting»
Section titled “1. Trykk «Visma eAccounting» på klubbsiden og så «Koble til Visma eAccounting»”Raden står under «Betalingsintegrasjoner», for administratorer i pilotklubbene. Du sendes til Vismas innlogging. Logg inn med en bruker som har tilgang til klubbens foretak, velg foretaket der, og gi OriGo tilgang. Så er du tilbake på klubbsiden, og foretaket står i popupen.
2. Velg bankkonto, betalingsfrist og artikkel
Section titled “2. Velg bankkonto, betalingsfrist og artikkel”Bankkontoen er den betalingene føres mot når en faktura merkes betalt. Betalingsfristen («14 dager») setter forfallsdatoen på fakturaen. «Artikkel» er den fakturalinjene føres på; heter en av klubbens artikler «Deltakeravgift» eller lignende, er den valgt fra før. Listene er klubbens egne fra Visma, og hvert valg lagres med en gang.
3. Sjekk at raden sier «Klar til å sende»
Section titled “3. Sjekk at raden sier «Klar til å sende»”Da kan arrangøren velge «Visma eAccounting» som kanal i «Oppgjør». «Utenfor mva» er på, som for idrettslag flest; slå det av bare om klubbens regnskapsfører sier at deltakeravgiften er avgiftspliktig.
I «Oppgjør»
Section titled “I «Oppgjør»”1. Velg «Visma eAccounting» som kanal
Section titled “1. Velg «Visma eAccounting» som kanal”Under «Utsending» står «Visma eAccounting» først når senderklubben har koblet regnskapet sitt. Kontonummer og org.nr. trengs ikke: Visma eAccounting har sine egne. I lista står det på hver klubb om fakturaen går som EHF eller på e-post.
2. Trykk «Send N fakturaer» og «Bekreft og send»
Section titled “2. Trykk «Send N fakturaer» og «Bekreft og send»”Hver klubb får sin faktura i Visma eAccounting, med fakturanummeret derfra og KID, og Visma eAccounting sender den. Fakturaen står under «Sendte» med «Sendt som EHF» eller «e-post».
3. Betalt-statusen kommer av seg selv
Section titled “3. Betalt-statusen kommer av seg selv”OriGo spør Visma eAccounting hver time om de åpne fakturaene er betalt. Betalte klubben, står fakturaen som betalt her innen en time. «Merk betalt» finnes fortsatt, og registrerer da betalingen i Visma eAccounting også.
Når noe stopper
Står raden på klubbsiden som «Siste kall feilet», sier popupen hvorfor. Det vanligste er at tilgangen er trukket tilbake i Visma, eller at brukeren som koblet har mistet tilgangen til foretaket: trykk «Logg inn hos Visma eAccounting på nytt».
Visma godtar ingen faktura uten en artikkel på linjene. Har klubben ingen artikkel for deltakeravgift, lag en i Visma under «Artikler» med en salgskategori utenfor mva, og velg den i popupen. Kontoen og mva på fakturaen følger artikkelens salgskategori.
Visma krever postnummer og sted på kunden. Har klubben org.nr., hentes adressen fra Brønnøysundregistrene; ellers brukes adressen fra Eventor. Mangler en klubb begge, merkes klubben «Mangler adresse» i «Oppgjør», og du fyller inn adressen på klubben før du sender.
En faktura som ble laget i Visma eAccounting men ikke sendt derfra (for eksempel fordi klubben verken har e-post eller kan ta imot EHF) står som sendt her med en feilmelding på utsendingen. «Send purring» sender den på e-post fra Visma eAccounting når adressen er på plass. Ble fakturaen aldri laget i Visma eAccounting, ligger klubben igjen under «Usendte» og kan sendes på nytt.
Frakobling og hva som blir igjen
«Koble fra Visma eAccounting» sletter OriGos tilgang og det OriGo hadde hentet fra Visma eAccounting. Fakturaer som alt er sendt, blir stående i Visma eAccounting, og betalt-statusen for dem kommer ikke lenger hit; merk dem betalt selv. PDF-en åpner dere i Visma eAccounting. Kobler dere til igjen, velger dere oppsettet på nytt; bare sendemåten er husket.
Løpere uten klubb får alltid Stripe: en privatperson betaler med kort, ikke fra et regnskap.