Oppgjør: faktura etter løpet
This page has not been translated into English yet, so it is shown in Norwegian.
Under «Oppgjør» sender du fakturaene for deltakeravgiftene til klubbene og til løpere uten klubb, og ser hvem som har betalt. En klubb får fakturaen fra klubbens eget regnskapssystem (Fiken, Visma eAccounting eller Tripletex), gjennom Stripe med betalingslenke, eller som PDF på e-post med kontonummeret – det velger du øverst på skjermen. Pengene går rett til klubben. Stripe og e-post kan alle klubber bruke; regnskapskoblingene er i utprøving med noen pilotklubber.
- Klubbsiden: kontonummer, org.nr. og Stripe
- Fakturere fra regnskapet: Fiken
- Fakturere fra regnskapet: Visma eAccounting
- Fakturere fra regnskapet: Tripletex
Slik sender du fakturaene
Section titled “Slik sender du fakturaene”1. Avslutt alle dagene først
Section titled “1. Avslutt alle dagene først”Fakturaen gjelder hele arrangementet, én per klubb for alle dagene. Utsendingen venter til hver dag med påmeldinger har fått resultatlista ut. Står det igjen dager, sier et banner hvilke; «Send likevel» i oppsummeringen er utveien for et løp som aldri får resultatlista ut.
2. Velg hvem som betaler
Section titled “2. Velg hvem som betaler”«Alle påmeldte» eller «Bare de som startet» – samme valg som på «Avslutt løpet», og det du velger det ene stedet, står det andre.
3. Velg avsender og kanal under «Utsending»
Section titled “3. Velg avsender og kanal under «Utsending»”Arrangerer flere klubber, velger du hvilken klubb som sender; pengene lander hos den. «Kanal» er klubbens regnskap (Fiken, Visma eAccounting eller Tripletex) når det er koblet, Stripe når klubben har koblet til Stripe, eller «E-post (PDF)», som alltid er der. Kontonummeret og org.nr. hentes fra klubbsiden; mangler de der, skriver du dem inn her. Har klubben verken Stripe eller regnskap koblet, viser «Betalingsoppsett» veien til klubbsiden. Mangler noe, står det over «Send»-knappen. Forfall er 30 dager om du ikke velger noe annet.
4. Se over «Usendte»
Section titled “4. Se over «Usendte»”Én rad per klubb som ennå ikke har fått faktura, med antall linjer, hvordan fakturaen går ut – «EHF» eller «E-post», og «Sjekker …» mens regnskapet slås opp – og beløp. Alle er huket av for neste utsending, unntatt arrangørklubben, som er merket «Fritatt». Et rødt merke sier hva som mangler for kanalen du valgte, for eksempel «Mangler e-post». Finnes det løpere uten klubb, bytter «Klubber | Løpere» øverst mellom de to listene.
5. Trykk på en klubb for å se mottakeren og linjene
Section titled “5. Trykk på en klubb for å se mottakeren og linjene”Øverst står hvor fakturaen går: EHF eller e-post, e-postadressen og fakturaadressen. Rett dem her om kassereren vil ha fakturaen et annet sted; det gjelder bare denne utsendingen. Under «Faktura» står summen per avgift og tjeneste, så du kan holde den opp mot Eventor. Under «Linjer» står én rad per løper med klasse, avgifter og leiebrikke.
6. Trykk «Send N fakturaer» og «Bekreft og send»
Section titled “6. Trykk «Send N fakturaer» og «Bekreft og send»”Først kommer en oppsummering: avsender, kanal, forfall, hvor mange som går som EHF og på e-post, summen, og hver mottaker med org.nr. eller e-postadresse. Ingenting er sendt før du trykker «Bekreft og send». De som gikk, flytter til «Sendte».
7. Følg med under «Sendte»
Section titled “7. Følg med under «Sendte»”Grønn hake foran en faktura betyr betalt, tom sirkel venter på betaling, og rødt er forfalt. Betaling gjennom Stripes lenke vises som betalt av seg selv. Betalte klubben til kontonummeret, åpner du fakturaen og trykker «Merk betalt»; for en Stripe-faktura får Stripe også vite det, så ingen purring går ut. «Send purring» sender e-posten på nytt. «Åpne PDF-en» viser fakturaen slik klubben fikk den.
Bli pilotklubb for fakturering fra regnskapet
Fakturering rett fra Fiken, Visma eAccounting og Tripletex er i utprøving. Er ikke klubben med, står «Snart: faktura fra regnskapet» nederst i «Oppgjør» og på klubbsiden. Vil klubben være pilotklubb, send en e-post til post@ori-go.no. Sidene om hvert regnskapssystem viser hvordan koblingen ser ut.
Hvem som ikke faktureres
Fjern haken foran en klubb du ikke vil fakturere nå; den blir stående under «Usendte» til neste gang. Arrangørklubben fakturerer ikke seg selv, så den står uten hake og merket «Fritatt» hver gang du åpner «Oppgjør». Huk den av om den skal betale likevel.
En klubb med ingenting å fakturere – betalt på arena, eller bare påmeldinger uten avgift – har et grått minustegn i stedet for hake. Den sendes aldri, og den holder ikke de andre igjen.
EHF eller e-post
Med regnskapet som kanal spør «Oppgjør» regnskapet om hver klubb mens merket står på «Sjekker …». Har klubben org.nr. på klubbsiden, eller finnes den som kunde i regnskapet med org.nr. på samme e-postadresse, går fakturaen som EHF når mottakeren tar imot det – ellers på e-post. Får en klubb e-post, kan den gå som EHF neste gang når klubben legger inn org.nr. på klubbsiden. En klubb som får EHF, trenger ingen e-postadresse. Gjennom Stripe og «E-post (PDF)» går alt på e-post.
Stripe eller e-post
Gjennom Stripe får klubben e-post med fakturaen som PDF og en betalingslenke. Med «E-post (PDF)» får klubben en faktura laget av OriGo, med klubbens logo, kontonummeret og et fakturanummer å merke betalingen med.
Stripe gir klubben en lenke der kassereren betaler med kort, og OriGo får vite det med en gang. E-post (PDF) er en vanlig faktura: klubben betaler til kontonummeret, og du merker den betalt når pengene kommer. Løpere uten klubb betaler alltid gjennom Stripe – en privatperson har ikke et regnskap å betale fra. Da må senderklubben ha Stripe; «Utsending» sier fra om den mangler.
Kontonummeret og org.nr. på en e-postfaktura hentes fra klubbsiden. Står de ikke der, skriver du dem inn under «Utsending»; da gjelder de denne utsendingen, og klubbens administrator bør legge dem inn under «Klubben» til neste gang. Stripe krever at opplysningene står på klubbsiden.
Rette et beløp
Skal en klubb betale noe annet enn avgiftene sier – en avtalt rabatt, en leiebrikke som ikke ble brukt – trykker du på klubben og så på løperen under «Linjer». Skriv det nye beløpet i feltet. 0 kr tar linja av fakturaen. «Bruk beløpene fra avgiftene» setter beløpene tilbake.
Rettelsen gjelder bare utsendingen du gjør nå, og klubben merkes «Justert» i lista. Lukker du «Oppgjør» før du sender, er rettelsene borte.
Fakturaadressen
Har klubben org.nr. på klubbsiden, hentes adressen fra Brønnøysundregistrene. Den kan ikke rettes i «Oppgjør»; er den feil, må klubben endre den i registeret. Ellers brukes adressen klubben har i Eventor, og den kan du rette for utsendingen.
Adressen står på fakturaen uansett kanal, men bare Visma eAccounting krever den. Mangler en klubb adresse, trykker du på den og fyller inn postnummer og sted.
Når en faktura ikke går
Etter utsendingen står det hvor mange som gikk, og hvorfor resten stoppet. Ble fakturaen aldri laget, for eksempel fordi regnskapet avviste kunden, ligger klubben igjen under «Usendte». Rett det som manglet, og send på nytt, gjerne med en annen kanal.
Eventor eller Origo
Eventor lager også fakturagrunnlag av resultatlista, gratis. Send fra ett av stedene. Har du publisert resultatlista i Eventor, minner «Oppgjør» om det.
Løpere uten klubb og betaling på arena
En løper uten klubb betaler selv, med én faktura for alle dagene. Fakturaen går til adressen i «E-post for faktura» på påmeldingen, og løperen betaler med kort på Stripes betalingsside. To løpere med samme adresse får hver sin faktura. Løpere uten klubb kan også melde seg på selv; da oppgir de adressen i påmeldingen. Koster påmeldingen ingenting, spørres det ikke etter noen adresse, og ingen faktura sendes.
Mangler adressen, merkes raden «Mangler e-post». Trykk på raden og skriv den inn, eller legg den inn under «Betaling» på deltakeren.
Betalte løperen kontant eller med Vipps ved disken, merker du det under «Betaling» i påmeldingsskjemaet eller på deltakeren. Da kommer påmeldingen ikke med på noen faktura, verken klubbens eller løperens, og står med «Betalt kontant» eller «Betalt med Vipps» i spesifikasjonen. Bare arrangøren og sekretariatet kan merke det; løperen kan ikke gjøre det selv. Er påmeldingen alt fakturert, merker du heller fakturaen betalt.
Bytter en løper klubb, eller mister klubben, etter at klubben er fakturert, blir avgiften stående på klubbens faktura. Løperen kommer ikke med i «Usendte» igjen.
Hvem som betaler, i detalj
«Bare de som startet» er «no show, no pay»: den som ikke startet, står i grunnlaget med 0 kr. Den som brøt eller ble disket, betaler. I stafett betaler laget lagavgiften så snart én etappe er løpt; hver etappes egen avgift følger etappen.
Strøkne påmeldinger betaler aldri. Et prosentpåslag, som etteranmelding med +50 %, blir en egen linje regnet av påmeldingsavgiften. Leiebrikka og andre tilleggstjenester får ikke påslag.
Påmeldinger uten avgift
En løper som melder seg på selv, får avgiftene klassen har for direktepåmelding og riktig alder. Finnes ingen slik avgift, blir påmeldingen gratis, og påmeldingen går likevel gjennom. Det er riktig på et gratis treningsløp, men et glemt avgiftsoppsett ser likt ut.
Derfor sier «Oppgjør» og «Avslutt løpet» fra om hvor mange påmeldinger i hver klasse som ikke har avgift. Er det meningen, lar du det stå. Har ingen påmelding i løpet avgift, er løpet gratis, og banneret vises ikke.
Etterpå
Fakturaene står igjen etter at arrangementet er slettet tre måneder etter løpet, og klubben finner dem på klubbsiden. Refusjon og kreditnota gjør klubben i Stripes dashbord; statusen følger med hit.
En klubb som alt har fått faktura, får ikke en til fra samme grunnlag. Kom det til påmeldinger etter utsendingen, står de som «Ikke sendt» og kan sendes for seg.